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实用文书知识指南

发布时间:2013-07-14 16:15:00    作者:

 

(一)、工作计划

工作计划是机关、团体、学校等部门或单位在一定时期内的工作打算。
 
工作计划的内容和格式一般为:
① 计划的名称。工作计划除了订立计划的单位名称、计划种类之外,还应包括计划的期限。
② 计划的具体内容。工作计划一般包括制定计划的根据、工作的目的和要求、工作任务和项目指标、工作方法、步骤和措施。工作计划拟写要简明、扼要、具体、明确,既不要讨论,也不要叙述过程,只要把目的要求、做什么、怎么做、做到什么程度,简要地写出就行。
③ 最后写上工作计划的日期。没有在标题写上订立单位名称的,在落款处应写上订立计划单位全称。
 
制定工作计划的要求:
① 要胸怀全局。制定工作计划要与上级指导思想保持一致,下级服从上级、局部服从全局,同时,又要注意听取基层的呼声和要求。
② 要符合实际。要从实际出发,针对当时当地一切实际情况加以具体、客观的分析,抓住中心工作,兼顾一般工作,不能脱离实际。
③ 要量力而行。制定计划要有预见性,工作在其发展过程中往往会出现一些新情况,不可包揽一切,应适当留有余地,以保证积极稳妥地实施,并为及时总结做好准备。
 
工作总结是对已经完成的某一时期或某一项工作进行全面系统地回顾、分析和鉴定评价。
 
工作总结的内容的格式:
① 标题;
② 基本情况;
③ 成绩和缺点;
④ 经验和教训;
⑤ 存在问题和今后意见;
⑥ 总结单位和总结时间。
 
拟写工作总结的基本要求:
① 指导思想要明确;
② 要有实事求是的工作作风;
③ 要确定重点和中心;
④ 要按需选择材料;
⑤ 要编写总结提纲;
⑥ 要总结突出的问题和经验;
⑦ 要反复修改加工。
 
(二)、会议记录和会议纪要
 开会的目的,是为了传达上级指示、布置工作、组织学习、讨论问题或听取汇报等。有些比较重要的会议,应当做好记录。有的会议,会后还要根据记录整理成会议纪要,印发有关方面贯彻执行。
 
(1)会议记录的内容和格式。
 一般会议记录包括两个部分:会前准备组织情况和开会时记录内容。
会前准备组织情况:
① 会议的名称和次数;
② 会议时间;
③ 会议地点;
④ 出席人;
⑤ 缺席人;
⑥ 主持人;
⑦ 记录人员。
开会时记录内容:
① 摘要记录。一般的会议,如果讨论问题比较简单,只记会上报告了什么事,讨论了什么问题,通过了什么决议。
② 详细记录。重要的会议,讨论的问题比较复杂,在讨论过程中有不同意见,甚至有争议,就要详细记录下来。
 会议结束,记录完毕,应另起一行,写上“散会”两字。最后在记录的右下方由主持人和记录人签名。凡记下来的,必须符合原意,决不能任意增减或改变。会议上的决议是要大家贯彻执行的,记录好以后要当众宣读或经与会者传阅,如有错漏,必须及时修正。
 
(2)会议纪要
 会议纪要是根据会议记录摘要整理的、需要贯彻执行或公布的书面文件。会议纪要应分条、分层叙述,避免杂乱无章、前后矛盾的现象。对于主要的、尚待解决的问题,可附于纪要之后,加以说明,以引起重视和注意,在适应时期,加以解决。纪要一般分为两个部分:会议情况简述和分条归纳的内容纪要。

(三)、申请书  志愿书
(1)申请书
申请书是个人或集体向组织表达愿望,向机关、团体、单位领导提出请求时使用的一种文体。申请书一般有固定格式。其内容包括五个部分:
① 标题。在申请书第一行正中写上申请书名称。例如,“申请书”、“入团申请书”。
② 称呼。在标题之下,正文之前,顶格写出接受申请书的单位或有关负责人。例如:“××团支部”、“××党支部”等。在称呼之后,加上冒号,表示下面有话要表达。
③ 正文。正文要写清所申请的事情和理由。正文开头一行要空两格处写起。申请的事情和理由可以分段分条写。例如:写对团的认识,可以从小学、中学谈对团的认识,反映认识的深化过程;也可以从学习、生活、政治思想方面谈对团的认识过程和申请理由等。
④ 结尾。在正文结尾处,另起一行,空两格写上“此致”,再另起一行,顶格写上“敬礼”两字。
⑤ 署名和日期。在结尾下一行的后半行,写上“申请人:×××”,“或申请单位:××(要盖公章)。在署名的下一行后半行,写上申请书的年、月、日。

(2)志愿书
志愿书是为了向组织、团体反映自己的真实情况,表达自己的愿望和决心而填写的一种文书。常见的有“入团志愿书”、“入党志愿书”等。志愿书是在组织接到申请人的申请后,经过一定时期的考察,初步认为可以吸收而需要进一步研究审核、严格考察时才给予填写的,是一种表格的形式。填写志愿书要用铅笔或毛笔书写,字迹清楚,语句简明,不能马虎、潦草,也不能说大话、空话。
志愿书是组织对申请人了解和考察的重要依据。志愿书一定要按表格栏目的要求填写,主要有如下几个部分:
① 个人的基本情况。包括:姓名、曾用名、性别、民族、籍贯、出生年月(公历)、本人成分、文化程度、现在职业、现任职务等栏目。
② 个人简历。简历一般应从7岁写起,起止年月要写公历,内容包括曾在何地、何单位学习、任职及起止年月,证明人是谁,何时、何单位参加何种党派、团体、组织,任何种职务;有无政治历史问题,结论如何;何时、何地、何种原因受过何种奖励或处罚等。
③ 家庭成员及社会关系情况。家庭成员及主要社会关系的姓名、职业、政治面貌等内容。家庭成员是指父母、配偶、子女及其其他长期和自己在一起生活的人;主要社会关系是指叔、伯、姑、舅、姨、岳父母、外祖父母等。
④ 介绍人意见、支部大会决议和上级机关审批意见,分别由介绍人、支部和上级机关填写,本人不必考虑这些内容。
⑤ 志愿书栏目。志愿书栏目主要表达填表人对组织的认识的申请的动机及决心等。填写志愿书,必须严肃认真,忠诚老实,如实地写。有什么说什么,是什么写什么,不能弄虚作假,有意夸大。否则,就是对自己不负责任,对组织不忠诚。
主要包括两个部分:
I)谈清对组织的认识。谈清认识时,要明确组织的性质、目标、任务,章程的要求,端正加入组织的动机,着重谈对组织的认识深化过程,或自己在认识上的飞跃。要实事求是,谈切身感受。
II)要表达自己的愿望和决心。在表达愿望时,不仅要写清自己加入组织的要求,而且要表达清楚承认组织的章程,自愿在组织中积极工作,执行组织的决议,遵守组织的纪律,按时缴纳党费或团费等。
 
(四)、请柬
请柬是为邀请客人而发出通知的文书。请柬也称请贴,也是书信的一种。其内容和格式是:
(1)封面。封面要写明“请柬”二字。
(2)被邀请人名称。被邀请者(个人或单位)名称应在抬头一行顶格书写。
(3)主要内容。交待活动(座谈会、表彰会、联欢会等)的内容、时间、地点。如果有演出节目,还应同时附上入场券。
(4)结尾。在内容交代完毕后,另起一行空两格写上“此致”或“致以”;再起一行顶格写上“敬礼”。
(5)署名。在落款处写上邀请人或邀请单位(单位应加盖公章)的名称和发出请柬的时间(年、月、日)。
 
(五)、黑板报和墙
黑板报、墙报都是以比较轻便、灵活、短小、活泼的文稿,用粉笔、毛笔、白板笔书写在黑板或墙壁上进行宣传的形式。黑板报和墙报适用于工厂、农村、学校、街道开展宣传教育工作,对基层单位的团员青年进行自我教育的好形式。黑板报和墙报都要求文体多样化,有消息、文章、言论、短评,又有知识简介、表扬信、诗歌、对联等,还必须图文并茂、字体多样等特点。
 黑板报、墙报文章的写法和要求:
(1)标题具有新闻特色。标题往往起到导语作用,引起读者的悬念和注意。可以是新闻的目的或结论,可以是指出特点或要点,也可以解决问题的办法等。
(2)内容和文字必须通俗易懂、生动具体。办黑板报、墙报的目的,就是要达到宣传的效果,文章的语言要比较通俗,一看就懂;同时,内容必须生动具体,有血有肉,有头有尾,突出要旨,舍弃一般。
(3)文章必须短小活泼,图文并茂,版面活跃,吸引读者,加深读者的印象。
 

 

 

 

 

 

 

 

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